在PowerPoint中，我們要制作出漂亮的演示效果，少不了要和文本和字體打交道。這次連載我們就來告訴大家一些在PPT使用文本和字體的超酷技巧。由于內容較多，我們將其分為了兩部分，這是上半部分。

更改樣式檢查

　　在演示文稿中進行樣式檢查時，PowerPoint會在標點符號、大寫和文本的可視元素(如磅的最小尺寸)等方面檢查一致性。但有時，可能需要對這些作一些設置：選擇“工具”→“選項”，再在彈出對話框中使用“拼寫檢查和樣式”選項卡。再在“樣式”之下，選中“樣式檢查”復選框，再單擊“樣式選項”。接下來，就可以在“樣式選項”對話框中進行自由設置：在“大小寫與句尾標點”選項卡上，選中要檢查其樣式的任何復選框，然后單擊復選框旁邊的列表來指定樣式檢查的類型；在“視覺清晰度”選項卡上，選擇要更改的可視樣式檢查，然后在列表框或旋轉中選擇一個新編號。如果你希望還原到默認設置，請單擊“默認”。

　　選擇莊重/輕快字體

　　如果你的觀眾屬于保守型的，或要呈現的內容較嚴肅，那建議選擇Times New Roman 字體；對于一些輕快消息，可以選擇“活潑的”字體，如Comic Sans MS字體。

　　注意一致性

　　由于Windows上的字體很多，而且各有各的特點，因此保持字體的一致性就顯得很重要。如果字體變化過于頻繁，則可能向觀眾表達的消息會不一致。在同一演示文稿中使用的字體最好不要超過三種或四種。

　　使用較強對比

　　字體顏色與背景之間應有較強的對比以確保可讀性。

　　僅在強調時才用粗體和斜體

　　記住，僅僅在強調時才需使用粗體和斜體，但過多使用則會降低其效果。

　　使用適當聯機查看字體

　　當設計為聯機幻燈片查看時，請使用適合聯機查看的字體。Verdana、Tahoma 和 Bookman等字體都是專門為聯機查看設計的。而且字體 Arial 和 Times New Roman 也是不錯的。

　　字體選擇技巧

　　Sans Serif 字體(例如 Arial 和 Verdana)則更清晰一些，一般宜用作文件標題和正文標題。而Serif 字體(例如 Times New Roman 和 Bookman)適合于大段的文本，可方便閱讀。

　　旋轉表格中的文本

　　如果你的幻燈片中包含有表格，那也可以旋轉表格中的文本以達到某種特殊效果。如先選中欲旋轉文本的表格，選擇“格式”→“設置表格格式”→“文本框” →“將單元格內的文本旋轉 90 度”，然后單擊“確定”即可把文本變為豎排的。

　　小提示

　　在“格式”→“設置表格格式”→“文本框”下還有很多命令，利用這些命令還可以制作出更多的效果。

　　拆分正文文本

　　此技巧可讓你無需“剪切”、“粘貼”，而直接把一個幻燈片上的正文文本拆分為兩個幻燈片：單擊“格式”工具欄上的“減少縮進量”按鈕，直到出現一個新的幻燈片圖標和編號(拆分文本作為正文文本出現在下方)，再鍵入新幻燈片的標題即可。

　　自己繪制復雜的表格

　　PowerPoint中的插入表格功能只能創建簡單的表格，如果你想自己制作復雜的表格，這時可以先打開“表格和邊框”工具欄，再單擊“表格和邊框”按鈕。等鼠標指針變成筆形時，拖拉鼠標，創建表格中的行和列線。

　　刪除表格線

　　如果想刪除表格中的某根線，單擊“表格和邊框”工具欄上的“擦除”按鈕，再單擊該線條即可。

　　設置表情符和箭頭的格式為符號

　　如果你在PowerPoint中鍵入:)或==>時，PowerPoint會自動將:)更改成笑臉，而把==>更改成→。如果發現PowerPoint中沒有這個功能，可以這樣來操作：選擇“工具”→“自動更正選項”，單擊“鍵入時自動設置格式”標簽，選中“笑臉 :-) 和箭頭 (==>) 替換為特殊符號”復選框。

　　自動打開/關閉自動更正選項

　　如果想要打開/關閉自動更正中的一些內容，可以這樣操作：選擇“工具”→“自動更正選項”，然后在彈出的菜單中選擇“自動更正”標簽，再根據自己的需要。

創建自動更正項的例外

　　PowerPoint的自動更正功能可以自動更正單詞首字母的大寫，但對于某些特定的單詞，你可能希望能夠保持輸入原始狀態不進行更正。這時可以設置自動更正的例外：選擇“工

具”→“自動更正選項”，在彈出對話框中單擊“自動更正”標簽，再單擊“例外項”，此時PowerPoint將會彈出“自動更正例外項”對話框。

　　接著，就可以創建單詞首字母大寫的例外，這時可以單擊“首字母”標簽，再在“其后不大寫”之下，鍵入不希望帶有大寫字母的單詞或縮寫。再單擊“添加”按鈕即可。

　　如果希望創建更正兩個首字母大寫的例外，則要使用“前兩個字母連續大寫”選項卡，在“不更正”之下，鍵入不希望自動更正修改的單詞和短語。之后單擊“添加”。

　　設置完所有的例外后，單擊“確定”關閉對話框，然后在文稿中輸入例外單詞時，就不會被系統自動更正了。

　　用聲音強調文本

　　如果希望強調幻燈片中的某一部分文字，則可以對這些文字進行動作設置，使得單擊或鼠標移過這些文字時有聲音效果出現：先選中欲強調的文本，選擇“幻燈片放映”→“動作設置”，然后你選擇“單擊鼠標”標簽，并選中“播放聲音”復選框，再指定所需的聲音。完成以后單擊“確定”返回即可。

　　隨時添加日期和時間

　　在幻燈片的頁眉頁腳中可以很方便地添加日期和時間。事實上，在幻燈片中的任意一個位置，都可以添加日期和時間：先選中幻燈片，然后選擇“插入”→“日期和時間”，PowerPoint將會彈出“日期和時間”對話框，你可以選擇自己喜歡的時間格式。選完以后單擊“確定”就可以了。如果希望在每次打開幻燈片時，日期和時間都自動更新為當前機器上設置的日期、時間，請選中“自動更新”復選框。

　　在幻燈片上添加幻燈片編號

　　你可以在幻燈片上添加幻燈片的編號，方便定位和演示時掌握節奏。方法在幻燈片上定位幻燈片編號的插入點，選擇“插入”→“幻燈片編號”即可。

　　在段落中另起新行

　　如果想在段落中另起新行，只要在輸入文字后，按下Shift+Enter即可。要注意，一定不能直接使用Enter，這樣軟件會自動給下一行添上制表位。

　　替換字體

　　如果在設計完演示文稿后，發現有一種字體用得不合適，希望換成別的字體，該怎么辦？如果從頭到尾地修改，那將是一件很麻煩的事情。這時，可以選擇PowerPoint的字體替換功能：選擇“格式”→“替換字體”，再在“替換”框中，單擊要替換的字體樣式，在“替換為”框中單擊要替換成的字體，再單擊“替換”按鈕即可。

　　拖動復制文本

　　你一定知道可以在編輯文本時通過拖動來復制或移動文本。事實上，甚至可以在整個Office組件直接進行這種拖動編輯。使用這一功能需要進行如下設置。選擇“工具”→“選項”，并在彈出對話框中單擊“編輯”標簽，然后選中“拖放式文本編輯”復選框。

　　以后，就可以直接拖動文本進行移動了。如果想進行復制，就需要在拖動的過程中按下Ctrl鍵。

　　在大綱視圖中拖動文本

　　如果要拖動項目符號或幻燈片圖標旁邊的選定段落，請指向該項目符號或幻燈片圖標，四向箭頭出現后可以任意拖動。拖動的同時鼠標指針會變成垂直或水平的雙向箭頭，并且出現標記文本目標的線條。

　　自動選定整個單詞

　　你可以設置PowerPoint，使得每次在一個單詞上雙擊鼠標左鍵，就能選定整個單詞和單詞后的空格，而不必用鼠標拖過每個字符，以方便選擇：選擇“工具”→“選項”，在彈出對話框中單擊“編輯”標簽，選中“自動單詞選定”復選框。

　　快速選擇幻燈片上全部文本

　　按下Ctrl+A鍵將會選擇幻燈片中的所有對象，如果你想選擇幻燈片上的所有全部文本，只需要在普通視圖的“大綱”選項卡上，單擊幻燈片圖標 ，當四頭箭頭出現時單擊就可以了。

快速選定超級鏈接文本

　　想要選中帶有超級鏈接的文本，你一般的方法是用鼠標進行拖動，經常會拖過頭，或沒有完全選中，較為麻煩。其實，可以通過下面的技巧來非常快速、準確地選中超級鏈接文本：只需將光標定位到超級鏈接文本的前面，按下Del鍵就可以了。

　　創建嵌入的Word表格

　　通過下面的技巧可以讓你在演示文稿中創建一個嵌入的Word表格：選擇“插入”→“對象”→“新建”→“對象類型”→“Microsoft Word 文件”，再單擊“確定”。接下來，你可以使用“表格”菜單上的命令創建所需的表格，完成以后只需要單擊表格以外的區域就可以返回 PowerPoint。

　　利用文本文件轉換演示文稿

　　如果你的程序不能將演示文稿保存成圖形文件，則可以使用文本格式來轉換演示文稿。可以將文稿保存為RTF格式的文件。如果不希望保存文本格式，或是你的程序不支持.rtf，可以將演示文稿保存為純文本文件 (.txt)。保存為RTF或TXT文件，有利于其他的應用程序能夠識別。

　　在拼寫檢查時跳過文本

　　如果使用了一些具有特殊含義或拼寫方法的文本。例如，讓別人更改單詞對錯的一段文本。這時，可以設置文本格式，讓拼寫檢查忽略選定范圍內的拼寫錯誤，而在演示文稿的剩余部分中將繼續識別拼寫錯誤。

　　首先選定不需要檢查拼寫的文本，單擊“工具”→“語言”，然后在“將所選文字標為”框中，單擊“不作校對”，再單擊“確定”按鈕。

 

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